CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này (sau đây gọi là “Chính sách”) mô tả cách DTIS COMPANY (sau đây gọi là “DTIS”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ, bảo vệ và xóa dữ liệu cá nhân khi tổ chức, cá nhân truy cập hoặc sử dụng website, ứng dụng và dịch vụ hợp đồng điện tử HDE eContract.

Chính sách này là một phần của điều khoản sử dụng, hợp đồng cung cấp dịch vụ và các thỏa thuận có liên quan đến HDE eContract. Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật Việt Nam hiện hành.

Điều 1. Phạm vi áp dụng và giải thích từ ngữ

1. HDE eContract là nền tảng tạo lập, quản lý, phê duyệt và ký kết hợp đồng, tài liệu, chứng từ điện tử do DTIS cung cấp.
2. Khách hàng là tổ chức hoặc cá nhân đăng ký, giao kết hợp đồng hoặc sử dụng HDE eContract.
3. Người dùng bao gồm người quản trị, người tạo tài liệu, người phê duyệt, người ký, người nhận tài liệu và cá nhân khác sử dụng hoặc có dữ liệu được xử lý trên HDE eContract.
4. Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự gắn với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể.
5. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm dữ liệu sinh trắc học, dữ liệu khuôn mặt dùng để xác minh danh tính, hình ảnh giấy tờ định danh và các dữ liệu khác được pháp luật xác định là nhạy cảm.
6. Nhà cung cấp tích hợp là bên thứ ba cung cấp dịch vụ kỹ thuật cần thiết cho HDE eContract, bao gồm các dịch vụ của VNPT như VNPT CA, VNPT CA Plugin, VNPT SmartCA và VNPT eKYC.

Điều 2. Vai trò và trách nhiệm xử lý dữ liệu

1. Đối với dữ liệu tài khoản, dữ liệu vận hành nền tảng, yêu cầu hỗ trợ và dữ liệu do DTIS tự quyết định mục đích, phương tiện xử lý, DTIS thực hiện vai trò Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân theo pháp luật áp dụng.
2. Đối với dữ liệu trong hợp đồng, tài liệu hoặc quy trình do Khách hàng tổ chức tạo và quản lý, Khách hàng tổ chức thường là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và DTIS xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng với vai trò Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, trừ khi pháp luật hoặc thỏa thuận giữa các bên quy định khác.
3. Khách hàng có trách nhiệm bảo đảm có căn cứ hợp pháp để cung cấp cho HDE eContract dữ liệu của người ký, người nhận hoặc cá nhân khác và thực hiện nghĩa vụ thông báo, lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

Điều 3. Dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý

Tùy chức năng được sử dụng, HDE eContract có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

1. Dữ liệu tài khoản và liên hệ: họ tên, tên đăng nhập, email, số điện thoại, chức danh, đơn vị công tác, mã nhân viên và thông tin tổ chức.
2. Dữ liệu định danh: số định danh cá nhân, thông tin Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác khi cần xác định người ký hoặc thực hiện eKYC.
3. Dữ liệu hợp đồng và giao dịch: nội dung hợp đồng, tài liệu đính kèm, thông tin các bên, nội dung phê duyệt, chữ ký, chứng thư số, dấu thời gian, trạng thái và lịch sử giao dịch.
4. Dữ liệu xác thực và chữ ký số: thông tin chứng thư số, khóa công khai, nhà cung cấp chứng thư, số sê-ri chứng thư, mã giao dịch, mã OTP hoặc trạng thái xác thực. HDE eContract không yêu cầu người dùng cung cấp khóa bí mật của chứng thư số.
5. Dữ liệu khuôn mặt và eKYC: ảnh selfie, ảnh chân dung trên giấy tờ, dữ liệu liveness, mã băm hoặc mã tham chiếu ảnh, kết quả so khớp khuôn mặt, kết quả kiểm tra che mặt hoặc trạng thái mắt và dữ liệu định danh được trích xuất từ giấy tờ.
6. Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, thời gian truy cập, nhật ký hệ thống, nhật ký bảo mật, cookie và dữ liệu chẩn đoán lỗi.
7. Dữ liệu hỗ trợ: nội dung yêu cầu, phản hồi, khiếu nại và thông tin người dùng cung cấp khi liên hệ hỗ trợ.

HDE eContract chỉ yêu cầu dữ liệu phù hợp với chức năng và mục đích xử lý. Nếu người dùng không cung cấp dữ liệu bắt buộc, một số chức năng như xác minh danh tính hoặc ký số có thể không thực hiện được.

Điều 4. Mục đích xử lý dữ liệu

1. Tạo, quản lý, phê duyệt, gửi, nhận, ký và lưu trữ hợp đồng, tài liệu hoặc chứng từ điện tử.
2. Đăng ký, xác thực và quản lý tài khoản; phân quyền người dùng và bảo vệ quyền truy cập.
3. Xác định hoặc xác minh danh tính người dùng, người ký; kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và phòng chống giả mạo, gian lận.
4. Thực hiện chữ ký số, chữ ký điện tử, cấp dấu thời gian và kiểm tra hiệu lực của chứng thư số thông qua dịch vụ do người dùng hoặc Khách hàng lựa chọn.
5. Ghi nhận bằng chứng giao dịch, nhật ký hệ thống và trạng thái xử lý nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ và giải quyết khiếu nại, tranh chấp.
6. Vận hành, bảo trì, bảo mật, khắc phục lỗi và cải thiện hiệu năng, tính ổn định của HDE eContract.
7. Hỗ trợ Khách hàng, gửi thông báo nghiệp vụ và thực hiện quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc pháp luật.
8. Tuân thủ yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và nghĩa vụ pháp lý áp dụng.

Dữ liệu khuôn mặt và hồ sơ eKYC không được sử dụng cho quảng cáo, tiếp thị, theo dõi người dùng, lập hồ sơ hành vi, bán dữ liệu, nhận diện tại nơi công cộng hoặc huấn luyện mô hình trí tuệ nhân tạo.

Điều 5. Nguồn dữ liệu và sự đồng ý

1. Dữ liệu có thể được cung cấp trực tiếp bởi người dùng; được Khách hàng tổ chức nhập hoặc đồng bộ theo thẩm quyền; phát sinh trong quá trình sử dụng; hoặc được trả về từ nhà cung cấp tích hợp theo yêu cầu của người dùng.
2. Đối với chức năng sử dụng camera, NFC hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm, HDE eContract thông báo mục đích và yêu cầu sự đồng ý trước khi truy cập hoặc xử lý, trừ trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý.
3. Người dùng có thể từ chối cấp quyền hoặc dừng quy trình trước khi gửi dữ liệu. Việc từ chối có thể khiến chức năng eKYC, đọc thẻ gắn chip hoặc ký điện tử tương ứng không hoàn tất.
4. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước thời điểm rút lại và không làm mất hiệu lực của giao dịch đã hoàn thành.

Điều 6. Các sản phẩm, dịch vụ tích hợp của VNPT

HDE eContract là sản phẩm của DTIS và có thể tích hợp các dịch vụ của VNPT dưới đây tùy cấu hình của Khách hàng và phương thức người dùng lựa chọn:

1. VNPT CA: phục vụ ký số bằng chứng thư số công cộng, kiểm tra chứng thư và xác nhận kết quả ký. Dữ liệu trao đổi có thể gồm mã băm tài liệu, thông tin chứng thư số, mã giao dịch và kết quả ký.
2. VNPT CA Plugin: hỗ trợ kết nối thiết bị lưu khóa hoặc chứng thư số trên máy người dùng để thực hiện ký. Plugin chỉ được sử dụng trong phiên ký do người dùng chủ động thực hiện; HDE eContract không thu thập khóa bí mật của người dùng.
3. VNPT SmartCA: phục vụ ký số từ xa. Dữ liệu trao đổi có thể gồm thông tin tài khoản hoặc số điện thoại đăng ký dịch vụ, mã băm tài liệu, thông tin chứng thư, mã giao dịch, yêu cầu xác thực và kết quả ký.
4. VNPT eKYC: phục vụ định danh và xác thực điện tử, OCR giấy tờ, kiểm tra liveness và so khớp khuôn mặt. Dữ liệu trao đổi có thể gồm ảnh selfie, ảnh giấy tờ định danh, dữ liệu NFC khi người dùng lựa chọn, thông tin định danh và kết quả xác minh.

Các dịch vụ VNPT chỉ nhận dữ liệu cần thiết để thực hiện chức năng tích hợp tương ứng và xử lý dữ liệu theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ, chỉ dẫn hợp pháp, chính sách của nhà cung cấp và pháp luật áp dụng. Thông tin về VNPT eKYC được công bố tại https://vnptai.io/ekyc/en.

Điều 7. Chia sẻ và tiết lộ dữ liệu

DTIS không bán hoặc cho thuê dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với:

1. Khách hàng tổ chức quản lý tài khoản, quy trình hoặc tài liệu có liên quan đến người dùng.
2. Nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, gửi thông báo, chứng thực chữ ký số và xác minh danh tính, bao gồm các dịch vụ VNPT nêu tại Điều 6.
3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.
4. Bên được người dùng hoặc Khách hàng cho phép rõ ràng hoặc bên nhận chuyển giao hợp pháp trong trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp, với điều kiện tiếp tục tuân thủ nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu.

Dữ liệu khuôn mặt không được chia sẻ với nhà quảng cáo, nhà môi giới dữ liệu hoặc bên thứ ba vì mục đích thương mại độc lập của họ.

Điều 8. Dữ liệu khuôn mặt và xác minh danh tính

Quy định chi tiết về loại dữ liệu khuôn mặt được thu thập, mục đích sử dụng, VNPT eKYC, nơi lưu trữ, thời hạn lưu giữ và quyền xóa dữ liệu được công bố tại Điều 4: Dữ liệu khuôn mặt và xác minh danh tính. Quy định chuyên biệt tại điều khoản này được ưu tiên áp dụng đối với dữ liệu khuôn mặt và hồ sơ eKYC.

Điều 9. Lưu trữ và thời hạn lưu giữ

1. Dữ liệu do HDE eContract lưu giữ được lưu trên máy chủ tại Việt Nam. Dữ liệu được truyền tới nhà cung cấp tích hợp có thể được xử lý tại địa điểm do nhà cung cấp công bố và trong phạm vi pháp luật cho phép.
2. HDE eContract lưu dữ liệu trong thời gian tài khoản, giao dịch hoặc hợp đồng liên quan còn hiệu lực và tối đa 10 năm kể từ ngày tài khoản, giao dịch hoặc hợp đồng đó kết thúc.
3. Dữ liệu có thể được lưu lâu hơn thời hạn trên chỉ khi pháp luật hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền bắt buộc áp dụng thời hạn dài hơn.
4. Đối với VNPT eKYC, dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích xử lý. Theo chính sách bảo mật công khai của VNPT AI, các tệp dữ liệu cá nhân phát sinh khi sử dụng dịch vụ VNPT AI được tự động xóa sau 14 ngày hoặc được xử lý theo yêu cầu hợp pháp của khách hàng.
5. Khi hết thời hạn lưu giữ, dữ liệu được xóa an toàn hoặc ẩn danh, trừ dữ liệu đang thuộc diện phải bảo quản theo pháp luật hoặc để giải quyết tranh chấp.

Điều 10. Bảo vệ dữ liệu

DTIS áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với tính chất dữ liệu và rủi ro xử lý, bao gồm:

1. Mã hóa dữ liệu eKYC và áp dụng kết nối bảo mật khi truyền dữ liệu.
2. Phân quyền truy cập theo vai trò, phạm vi tổ chức và nhu cầu công việc.
3. Ghi nhận nhật ký hoạt động, giám sát hệ thống và thực hiện biện pháp phòng chống truy cập trái phép.
4. Sao lưu, phục hồi, quản lý sự cố và rà soát biện pháp an toàn thông tin theo quy trình nội bộ.
5. Yêu cầu nhân sự và nhà cung cấp có quyền truy cập dữ liệu tuân thủ nghĩa vụ bảo mật và bảo vệ dữ liệu.

Không có hệ thống nào loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro. Khi phát hiện sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, DTIS sẽ thực hiện biện pháp hạn chế thiệt hại và thông báo cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan theo thời hạn và trình tự pháp luật quy định.

Điều 11. Quyền của chủ thể dữ liệu

Trong phạm vi Nghị định 13/2023/NĐ-CP và pháp luật hiện hành, người dùng có quyền:

1. Được biết và đồng ý hoặc không đồng ý với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
2. Truy cập, xem, yêu cầu cung cấp hoặc chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
3. Rút lại sự đồng ý, phản đối hoặc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
4. Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân, bao gồm dữ liệu khuôn mặt, khỏi hệ thống.
5. Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và tự bảo vệ theo pháp luật.

Người dùng có thể gửi yêu cầu qua kênh hỗ trợ được công bố tại website HDE eContract. DTIS hoặc Khách hàng tổ chức có liên quan có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính và thẩm quyền của người yêu cầu trước khi xử lý.

Yêu cầu xóa sẽ được thực hiện trong phạm vi pháp luật cho phép. Nếu một phần dữ liệu phải tiếp tục lưu để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ quyền lợi hợp pháp hoặc giải quyết tranh chấp, dữ liệu đó sẽ bị hạn chế xử lý và được xóa khi nghĩa vụ lưu giữ chấm dứt. Việc xóa dữ liệu bắt buộc có thể làm cho HDE eContract không thể tiếp tục cung cấp chức năng hoặc dịch vụ liên quan.

Điều 12. Nghĩa vụ của người dùng và Khách hàng

1. Cung cấp dữ liệu chính xác, hợp pháp và chỉ cung cấp dữ liệu của người khác khi có thẩm quyền hoặc căn cứ xử lý phù hợp.
2. Bảo vệ tài khoản, mật khẩu, OTP, thiết bị ký, chứng thư số và đăng xuất sau khi sử dụng trên thiết bị dùng chung.
3. Thông báo kịp thời cho DTIS khi phát hiện truy cập trái phép, mất thiết bị, lộ thông tin xác thực hoặc vi phạm dữ liệu.
4. Không sử dụng HDE eContract để thu thập, chia sẻ hoặc xử lý dữ liệu trái pháp luật.

Điều 13. Cookie và dữ liệu kỹ thuật

1. HDE eContract có thể sử dụng cookie cần thiết để duy trì phiên đăng nhập, bảo mật, ghi nhớ lựa chọn và bảo đảm chức năng của website.
2. Dữ liệu kỹ thuật có thể được dùng để phát hiện lỗi, phòng chống tấn công và thống kê hiệu năng hệ thống; không được dùng để thu thập dữ liệu khuôn mặt.
3. Camera chỉ được truy cập khi người dùng chủ động bắt đầu chức năng cần camera và cấp quyền trên thiết bị.
4. Người dùng có thể kiểm soát cookie qua trình duyệt; việc tắt cookie cần thiết có thể làm một số chức năng không hoạt động đúng.

Điều 14. Dữ liệu của trẻ em

HDE eContract không hướng tới trẻ em như một đối tượng sử dụng độc lập. Nếu việc xử lý dữ liệu của trẻ em phát sinh theo một giao dịch hợp pháp, Khách hàng và DTIS sẽ thực hiện xác minh độ tuổi, thông báo và lấy sự đồng ý của trẻ em, cha mẹ hoặc người giám hộ theo quy định pháp luật áp dụng.

Điều 15. Cập nhật chính sách và thông tin liên hệ

1. DTIS có thể cập nhật Chính sách này để phản ánh thay đổi của HDE eContract hoặc yêu cầu pháp luật. Bản cập nhật được công bố trên website và ghi ngày cập nhật.
2. Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền của chủ thể dữ liệu hoặc mục đích xử lý đã được đồng ý, DTIS sẽ thực hiện thông báo và lấy lại sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
3. Mọi câu hỏi hoặc yêu cầu thực hiện quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân có thể được gửi qua kênh hỗ trợ tại https://hde-econtract.dtis-international.com.